为适应档案管理现代化的需要，简化文件整理归档工作及规范归档文件的整理方法，促进文档一体化管理，提高机关工作效率，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》DA/T22—2000 及福建省档案局颁布的《< 福建省归档文件整理细则 >（试行）》的要求，结合我校档案工作的实际情况，特制定《福州大学归档文件整理细则》。
一、整理原则及质量要求
归档文档整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
二、整理方法
（一）整理
归档文件的整理以 “件” 为单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件; 正文与附件为一件; 原件与复制为一件; 转发文与被转发文为一件; 报表、名册、图册等一册（本）为一件; 来文与复文各为一件; 重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件; 批复与报告、请示各为一件。
（二）分类
本校归档文件分类采用年度——机构——保管期限分类法。即：按归档文件的形式年度分类，在每个年度内，按单位内设机构设置类目，再根据保管期限分类。
归档文件所属年度的区分，一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档。
（三）装订
归档文件按件装订，采用左侧装订的，应将左、下侧对齐; 归档文件装订时，正本在前，定稿在后; 正文在前，附件在后; 原件在前，复制件在后; 转发文在前，被转发文在后; 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。
（四）排列
归档文件的排列方法，应在分类方案的最低一级类目内，按文件形式时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉讼案件等成套文件可集中排列。
（五）编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设机构、年度、保管期限、盒号、件号、页数等项目。其格式如图 1 所示。归档章项目填写应严格按照图 1 所示顺序进行。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。
注：图 1 括号内加注的提示文字，用以说明编号项目在归档章的位置，实际制作归档章时无须刻出。
1、盒号：填写归档文件所在的盒号，盒号是档案馆按照盒上架排列后的顺序流水编制，每年一断号。
2、年度：填写文件形成的年度。填写时以 4 位阿拉伯数字标注，公元纪年，如：2002
3、保管期限：填写归档文件保管期限的简称或代码。保管期限的确定可参考《福州大学归档文件范围和保管期限表》。
4、机构：填写作为分类方案类目的机构名称或规范化简称。
5、件号：填写归档文件排列顺序号。件号是档案馆在文件归档整理时，根据分类方案的最低一级类目，按文件排列顺序从 “1” 开始标注。
6、页数：填写一件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。
（六）编目
归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图 2）
1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
（1）件号：填写室编件号。
（2）责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
（3）文号：填写文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能省略。
（4）题名：填写文件标题。文件没有题名或题目不规范的，应根据文件内容重新填写或补充，并补加 “〔〕”。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。
（5）日期：填写文件的形成时间，以 8 位阿拉伯数字标注年、月、日，如：20020909。填写两行时，应为
（6）页数：填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。
（7）备注：注释文件需要说明的情况。
2、归档文件目录用纸规格采用国际标准 A4 型，目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目（见图 3），其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称规范化的简称。
（七）装盒
归档文件应严格按照件号顺序装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。（不同类别、不同机构、不同年度、不同保管期限的归档文件不应放放同一档案盒）
1、档案盒：
（1）档案盒的外形尺寸为 310×200mm，盒脊厚度可根据需要设为 20mm、30mm、40mm 等。
（2）档案盒在盒脊或底边填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目。（见图 4）
（3）档案盒应采用无酸纸制作
2、备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。（见图 5）
（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
（2）整理人：负责整理归档文件整理质量的人员姓名。
（3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
（4）日期：归档文件整理完毕与日期。
（八）整理说明
归档文件整理完毕，应按年度填写 “年度归档文件整理说明”（见图 6），主要说明年度文件归档的总数量，不同类别与保管期限归档文件的数量，及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。
三、归档范围及归档时间
（一）归档范围
归档的各类档案必须对学校和社会的当前与长远，具有参考作用、凭证作用和研究价值; 必须反映学校教学、科研、党政管理及其他各项活动的全过程，保证凭证完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，符合教学、科研、党政管理及其他各项活动的不同类别，具体的归档范围和保管期限可参照我校制定的《福州大学档案归档范围及保管期限表》执行。
（二）归档时间
按年度归档的部门在次年 6 月底以前归档，教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年年底前归档。
各归档单位借助《世纪科怡档案管理系统》实现计算机辅助归档文件整理。本细则自发文之日起开始执行。
