第一条 为了加强和规范福州大学重大活动档案的管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《福建省重大活动档案管理办法》及有关法规规定，结合本校实际，制定本办法。

第二条本办法适用于福州大学重大活动档案管理。

第三条本办法所称重大活动，是指福州大学的具有重要影响、规模较大的活动：

（一）党和国家领导人、各级党政机关领导人、社会知名人士、著名校友及重要来宾在校视察、参观、访问、指导工作等；

（二）外国（籍）政要、国际组织及其负责人、外国对华友好团体和著名友好人士、境外高校等在我校的参观、访问、演讲（学）活动，境内外院校与我校的交流合作协议和备忘录等；

（三）校领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）；

（四）教育部、省教育主管部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动；

（五）国家、我省及部分省（直辖市、自治区）在我校召开的重要会议、举办的重要活动、建设的重点工程项目；

（六）学校承办或主办的重要的国际性、全国性、省市级会议、学术活动；

（七）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会、工代会等）和举办的全校性活动（如校庆等）；

（八）各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛（技）、会展等活动；

（九）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼, 揭牌仪式；

（十）在我校范围内发生重大影响的生产事故、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动；

（十一）其他对我校具有较大社会影响的活动。

第四条 本办法所称重大活动档案，是指学校在重大活动过程中直接形成的、对学校和社会具有保存价值的各种纸质、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录。主要包括：

（一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件；

（二）声像档案，包括各种录音（带）光盘，录像（带）光盘、照片及文字说明等；

（三）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等；

（四）外国政要、友人赠送的礼品；

（五）其他具有保存价值的材料。

第五条 重大活动档案即时归档原则

（一）加强领导的统筹原则。今天的新闻是明天的历史，历史由档案记载而积累。学校主办或承办部门应从方便利用和历史责任感的高度，加强对重大活动文件材料归档工作的领导，必须把重大活动的文件材料管理纳入重大活动的同步管理，必须落实重大活动文件材料管理的承办人，协调解决归档工作中的重大问题，确保重大活动文件材料齐全完整。并与校档案馆建立预告制。

（二）落实责任的分工原则。学校主办或承办部门是重大活动文件材料管理及向校档案馆归档的责任者。要按照分工负责，相互协同的要求，在重大活动筹备初始阶段，确定重大活动文件材料管理的承办人，制定重大活动文件材料的收集范围和预立卷方案，并具体负责对重大活动文件材料的收集与预立卷工作。

（三）技术部门的协同原则。重大活动档案具有时代标志性的重要特征。学校照片、录音、录像及电子文件的拍摄和制作部门的相关人员要进一步强化档案意识，切实按照归档工作的要求，大力协助重大活动主办或承办部门做好文件材料的积累工作。必要时，校档案馆可直接派人至现场进行拍照、录音、录像工作。

（四）档案部门的监管原则。校档案馆应密切与主办或承办单位的联系，及时掌握重大活动、重大事件和重要会议的有关情况，负责对重大活动文件材料预立卷的业务指导工作，监督主办或承办部门对重大活动文件材料的收集齐全和及时归档。

第六条 对于所有权属于个人的重大活动档案，学校鼓励档案所有者向档案馆捐赠或者寄存。捐赠者、寄存者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。

第七条 重大活动档案即时归档工作的具体办法

（一）重大活动主办单位在制订活动实施计划时应当同时制订档案收集、整理方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，并落实相应的保障措施。

（二）重大活动形成的文件材料由承办单位负责收集、整理，立卷、归档。承办单位为两个及以上的，由承担主要工作的单位（即主要承办单位）立卷归档，其他承办单位应当及时整理本单位在重大活动中形成的文件材料，并在重大活动结束之日起 20 日内向主要承办单位汇交。

（三）重大活动组织、承办单位以及负责重大活动宣传报道的新闻媒体单位应当自重大活动结束之日起 2 个月内，向档案馆移交重大活动档案；因特殊情况需要延期移交档案的，须经档案馆备案。承办单位可以保留重大活动档案的副本或者复制件。

第八条 档案馆要建立健全重大活动档案管理工作机制，依据重大活动的不同内容，对接收进馆的重大活动档案建立专题档案库，及时开展编纂、数字化等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。

第九条 档案馆应当加强与重大活动主办单位以及承办单位的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促、检查主要承办单位按时将重大活动档案收集整理，并向档案馆移交。

第十条 校档案馆应安排专人负责重大档案的收集、整理、鉴定等工作。档案馆在重大活动档案整理、鉴定结束后，依据《中华人民共和国档案法》的有关规定及时向社会开放。

第十一条 对在收集、整理、保管、利用重大活动档案工作中做出突出贡献的单位和个人，由学校给予表彰和奖励。对不按规定向校档案馆移交重大活动档案的，档案馆应责令其限期改正，逾期没有改正的，报学校档案鉴定领导小组，给予通报批评。违反《中华人民共和国档案法》、《福建省档案管理条例》和《福建省重大活动档案管理办法》的，依法追究其责任。

第十二条 本办法自颁布之日起施行。本办法由学校档案馆负责解释。