各学院，机关各部处、各单位：

为进一步加强学校档案管理工作，确保学校档案的完整与齐全，‌根据《福州大学档案管理办法》等文件要求，现将归档工作的有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2025年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料，包括党群、行政、科研、教学、会计、基建、出版、照片、声像、实物等门类档案。

（二）各单位应归档的2025年度文件材料。

（三）学校及校内各部门在2025年重要活动、重要科研项目、重要工程建设过程中产生的文字、照片、声像、图纸、实物等材料。

（四）2025年学校及校内各部门获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省厅级以上）以及国际、国内、校际交流中产生的具有保存价值的实物。

（五）各学院在学生毕业之前，应认真做好各层次毕业班合影照片（含电子版）的收集、归档工作，确保毕业班合影照片完整、齐全。

二、归档要求

（一）各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档工作，监督部门档案员做好本单位档案归档工作，以防漏归，确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。

（二）归档的正式文件材料必须包含红头文件（文件正本）、签发单、底稿；文件内排序为：红头文件（文件正本）、签发单、底稿，如有附件应放在文件正本后面。归档文件材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改；确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。

（三）教学、科研、基建、会计、出版等专门类档案的归档工作，根据具体门类档案整理细则，分别整理立卷后统一归档。凡不符合档案归档要求的材料，必须按归档要求进行整理后再统一向档案馆移交。

（四）部门档案员要确保归档材料的真实、准确、完整，在整理过程中要逐件检查，按照学校档案业务规范在档案管理软件系统中做好档案目录数据的录入工作，并及时与学校档案馆办理档案移交手续。

三、归档手续

档案整理完毕后，部门档案员须从学校档案馆网站下载专区中下载填写档案移交单，移交单一式二份，经领导签字、部门盖章后一并移交档案馆。

四、归档时间

请各部门、各单位在2026年7月1日前向校档案馆办好档案移交归档工作。

在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。

联系电话：22865017，22865018，22865019。

党政办公室

2026年3月2日